Les questions ici sont assez similaires à la phase de Préautorisation.
Dans le cas d'une expansion potentielle ou d'une prolongation du calendrier, les impacts environnementaux, culturels et sociaux doivent être évalués - y compris sur une base cumulative, avec des accords d'atténuation et de compensation. Les parties souhaiteront peut-être prolonger ou revoir les accords de partage des avantages.
Comme dans la phase de Préautorisation, il est important que les communautés reçoivent des informations de l'entreprise sur les possibilités et quelles informations sont encore incertaines ou nécessaires pour mieux comprendre les possibilités, afin de parvenir à une décision éclairée sur l'opportunité de consentir à ces changements. Des accords antérieurs peuvent avoir décrit des processus pour naviguer dans le scénario particulier à portée de main; sinon, il peut être utile de revoir bon nombre des discussions de la phase de préautorisation, notamment:
- Quelles sont les voies possibles pour aller de l'avant (par exemple, expansion, clôture)?
- Que sait-on des options relatives à ces possibilités (par exemple, considérations de faisabilité, calendrier, nouvelles opportunités, etc.)? Faut-il plus d'informations pour avoir une vue d'ensemble?
- Comment les impacts probables - y compris les impacts cumulatifs - seront-ils évalués (par exemple, par le biais d'une évaluation officielle des impacts environnementaux, sociaux et sanitaires)? Une fois les impacts compris, quelle atténuation ou compensation aura lieu?
- Sur quels problèmes ou processus la communauté souhaite-t-elle être informée et / ou peser?
- Comment des informations techniques spécialisées peuvent-elles être fournies de manière accessible (par exemple, dans les langues pertinentes et / ou pour les membres de la communauté qui n'ont peut-être pas de formation juridique ou d'ingénierie)? Une expertise externe est-elle nécessaire? Comment les experts ou consultants doivent-ils être sélectionnés et payés?
- Une fois que les informations sont reçues de l'entreprise, quels processus doivent avoir lieu au sein de la communauté pour appuyer les délibérations et la prise de décision inclusives? Quel type de calendrier permettra à la communauté de digérer les informations afin d'identifier les questions importantes, de demander des conseils si nécessaire et de soutenir la prise de décision éventuelle?
- Des ajustements sont-ils nécessaires aux accords existants concernant les impacts / atténuation / compensation, les avantages partagés ou les protocoles de communication et de prise de décision en cours?
- Si de nouveaux partenaires sont envisagés, quel est leur bilan? Que fera l'entreprise actuelle pour assurer une transition en douceur pour la communauté, y compris le transfert des engagements?
Le résultat de ces discussions devrait probablement être un nouvel ensemble d'accords- soit en complément, soit en remplacement des accords antérieurs - englobant de nouveaux engagements d'atténuation / compensation, des attentes en matière d’avantages partagés et des ajustements aux protocoles de communication et de prise de décision.
Comme dans la phase de Préautorisation , les entreprises peuvent gagner ou perdre la confiance selon que les informations pertinentes sont partagées en temps opportun, avec les bonnes personnes, et si les titulaires de droits ont la possibilité d'éclairer et de hiérarchiser les discussions sur la conception, l'atténuation et compensation - afin que les communautés puissent en fin de compte prendre une décision éclairée sur l'avenir.
Le personnel de l'entreprise peut connaître une transition pendant ces périodes et il faut veiller à ce que ses connaissances ne s'écartent pas avec. Les communautés trouvent très frustrant que les «entreprises» oublient des informations qui leur ont été partagées ou des promesses qu’elles ont faites.
Tout en étant honnête face à toute incertitude, il est important de donner aux communautés des occasions précoces de peser sur les considérations relatives aux changements majeurs d'un projet. Les agrandissements ou les extensions apportent des impacts sociaux, environnementaux et culturels supplémentaires, y compris des impacts cumulatifs, et la communauté doit être en mesure de donner des avis sur la priorité relative, les mesures d'atténuation acceptables et la compensation appropriée associée à celles-ci. Les communautés peuvent avoir des idées sur la façon de maximiser les opportunités potentielles associées à ces changements, et devraient avoir la possibilité d'y contribuer avant que la conception n'aille trop loin. Presque toutes les directives décrites dans la phase de Préautorisation s'appliquent à nouveau ici.